Освоение систем управления проектами может быть связано с необходимостью внедрения и использования новых управленческих технологий. Разработка и настройка программного обеспечения еще не дает гарантии, что оно будет эффективно применено. Процедура внедрения рациональной системы управления проектами призвана помочь в преодолении данной проблемы.

Любая информационная система предполагает автоматизацию тех или иных функций. В случае системы управления проектами в качестве объекта автоматизации могут выступать функции разработки календарных и сетевых графиков, отслеживания фактического выполнения работ и т.д. [1]

Внедрение информационной системы управления проектами включает подготовку функций управления проектами к вводу информационной системы в действие. При этом масштабы использования систем управления проектами в различных организациях могут существенно варьироваться. Сложность задач по внедрению зависит от масштабов организации, имеющейся структуры управления и степени ее автоматизации, масштабов и типа реализуемых проектов, степени вовлеченности в управление проектами внешних организаций.

Если организация консервативна в использовании традиционных структур управления, то вероятность успешного внедрения информационной системы достаточно невелика. Внедрение сложных информационных систем управления проектами требует большого количества интеллектуальных ресурсов. Необходимо знать место информационной системы в организации. Должна ли она использоваться на всех уровнях управления? Должна ли она использоваться только для высокоприоритетных проектов?

Информационная система не может рассматриваться как замена живому и неформальному общению, передаче навыков и опыта внутри персонала. Внедрение информационной системы имеет меньше шансов на успех, если в организации нет понимания основных принципов управления проектами, либо у руководства отсутствует желание их изучать [8].

Внедрение современных информационных систем управления проектами в полном объеме может пре­дусматривать использование целого ряда новых технологий. Необходимость реализации новых управленческих функций может существенно осложнить работу различных подразделений и специалистов. Все это может привести к значительному усложнению процедуры реализации проекта и сделать проблематичным стабилизацию работы системы в целом. Планирование перевода сразу всей организации на использование новой системы управления проектами подобно попытке связать сразу всех сотрудников крупной организации в локальную вычислительную сеть, вместо того, чтобы осуществлять подключение пользователей последовательно, отдел за отделом.

Общие рекомендации по внедрению программного обеспечения для управления проектами включают следующее:

- необходимо четко представлять цели и преимущества, ожидаемые от внедрения новой системы;

- результаты внедрения системы должны быть согласованы со всеми, кто связан с ее внедрением или будет участвовать в ее эксплуатации;

- желательно последовательное внедрение разработанных решений от простого к сложному и от частного к общему [1].