В основе эффективного управления временем реализации проекта лежит эффективное управление составляющими его работами.

Работа определяется как совокупность взаимосвязанных действий, направленных на достижение желаемого результата за намеченный интервал времени. Работа имеет те же характеристики, что и проект – сроки, объем, бюджет, ресурсы, риск и т.д. – и является его составной частью. В этом смысле проект может быть представлен как совокупность взаимосвязанных работ.

Объем работы относится к важнейшим ее характеристикам и может выражаться в разных величинах: трудоемкости, продолжительности, стоимости и т.д. [10]

При управлении временем реализации проекта, прежде всего, выделяются продолжительности, сроки начала и окончания составляющих его работ. Точные значения сроков начала и окончания работ определяются при расчете их расписания. Кроме того, работа обычно имеет планируемые продолжительность, стоимость и потребность в ресурсах.

Продолжительность работы, планируемая потребность в ресурсах и стоимость являются взаимосвязанными показателями: изменение одного из них приводит к изменению остальных показателей. Определение работ включает в себя идентификацию и документальное оформление действий, которые должны быть осуществлены для достижения целей проекта.

Планируемая стоимость работ в общем случае определяется на основании планируемой потребности в ресурсах, необходимых для ее выполнения, и стоимости единицы ресурса. Возможны ситуации, когда нецелесообразно или трудно оценивать потребность в конкретных ресурсах на работу. В этом случае планируемая стоимость определяется либо по нормативам на данные виды работ, либо на основании заключенных договоров, либо в результате экспертных оценок и предыдущего опыта.

Планируемая потребность в ресурсах определяется на основании того, какие ресурсы и в каких количествах должны быть использованы для выполнения работ проекта. Источником информации для этого могут служить нормативные показатели, содержание работ, цели проекта.

Целенаправленность является важнейшей и неотъемлемой характеристикой проекта. Определению целей проекта предшествует разработка его миссии. Уже на основе сформулированной миссии определяются цели и устанавливаются конкретные задачи проекта.

Под содержанием проекта подразумевается деятельность, необходимая для получения результата проекта со специфическими характеристиками и функциями. В свою очередь, содержание продукта (результат проекта) определяют характеристики и функции, которые должны быть включены в продукт. Соблюдение содержания продукта соотносится с требованиями к нему как конечному результату, тогда как соблюдение содержания проекта соотносится с планом проекта. Оба эти процесса необходимо тесно интегрировать, так как соответствующая деятельность по проекту обеспечит создание требуемого продукта. Таким образом, содержание проекта должно быть представлено только теми работами, которые необходимы для успешной реализации проекта. Основными процессами управления содержанием проекта являются: инициирование проекта, планирование содержания, контроль над изменением содержания.

Инициирование является процессом выявления необходимости реализации нового проекта или того факта, что проект должен перейти в новую фазу. Результатами инициирования служат: комплект документов, формально подтверждающих существование проекта; ограничения по срокам реализации проекта, его финансированию и т.д. При осуществлении проекта по контракту ограничениями обычно являются условия контракта; предположения как элементы, возникающие в результате прогнозирования тех или иных факторов в проекте. В общем случае, предположения несут в себе определенную степень риска.

Планирование содержания проекта включает в себя декомпозицию целей проекта на более мелкие и управляемые компоненты для того, чтобы: определить критерии оценки по стоимости, времени и ресурсам проекта; создать базис для измерения и контроля хода выполнения проекта; распределить права и обязанности по проекту, определить степень ответственности.

Результатом планирования содержания служит структура разбиения работ проекта, на основе которой, как расширение, соcтавляется список работ проекта. Он должен содержать описание каждой работы для того, чтобы их исполнители понимали, что от них требуется и каким образом им выполнять свои функции.

В результате анализа разработанной структуры разбиения работ (СРР) проекта может возникнуть необходимость в корректировке или дополнении целей проекта, что в свою очередь отразится на изменении содержания проекта.

Взаимосвязь объемов, продолжительности и стоимости работ. Объем является одной из важнейших характеристик проекта и определяется после разработки СРР на основе нормативов, экспертных оценок или имеющегося опыта. Понятие «объем» может использоваться для описания величины трудоемкости, продолжительности, стоимости и т.д.

Продолжительность проекта и составляющих его работ ограничивается фиксированной (желаемой) датой его завершения, установленной либо контрактом с заказчиком, либо другими внешними условиями.

В общем случае объем работы является величиной фиксированной и продолжительность ее выполнения на практике определяется общей производительностью управляющих ресурсов. Управляющим считается ресурс, время работы которого непосредственно влияет на продолжительность работы. Например, в строительстве вначале определяют продолжительность механизированных работ, ритм которых определяет все построение графика реализации проекта, а затем рассчитывают продолжительность смежных работ, выполняемых вручную.

Стоимость работы напрямую зависит от количества ресурсов, предназначенных для ее выполнения. Ввиду того, что наиболее значимым и невосполнимым ресурсом проекта является время его выполнения, то именно за счет его эффективного планирования можно оптимизировать сроки завершения всего проекта. Поэтому на этапах инициации и разработки графика проекта необходимо учесть следующее: можно ли обеспечить завершение работ и проекта в целом за более короткие сроки при наличии дополнительных ресурсов и финансирования? Стоит ли применять новые технологии при выполнении работ и как это отразится на времени реализации проекта и его затратах? Правильно ли рассчитана потребность в ограниченных ресурсах и оптимально ли они распределены между работами проекта.

Прямые затраты связаны с расходом денежных средств на оплату труда рабочих, закупку материалов, оборудования, обязательствами по субдоговорам и т.п. Они могут быть рассчитаны для пакетов работ и для отдельных работ. При этом, длительность работы планируется таким образом, чтобы прямые затраты на ее выполнение были минимальны.

Накладные расходы (отчисления на рекламу, платежи по кредитам, арендную плату и т.д.) напрямую не связаны ни с одним из пакетов работ или конкретной работой, но любое сокращение сроков реализации проекта приведет к их уменьшению. Как следствие, если данный вид затрат составляет существенную долю общих затрат проекта, то сокращение его продолжительности выразиться в экономии финансовых средств [9].

Методы управления содержанием работ. Под содержанием работ понимают описание работ, которые должны быть выполнены, и ресурсов, наличие которых должно быть обеспечено. С другой стороны, для эффективного управления содержанием работ необходимо определить: конкретный перечень работ для выполнения, последовательность работ и их продолжительность, потребность в ресурсах и стоимость работ. В любом случае определение перечня работ и ресурсов для их выполнения является важным этапом в управлении содержанием работ.

Определение работ включает в себя идентификацию и документальное оформление отдельных работ, которые должны быть выполнены для достижения целей проекта.

Инструментарий для определения работ включает декомпозицию, которая представляет собой разделение элементов проекта на более мелкие и управляемые компоненты. Основная разница между применением декомпозиции и определением содержания проекта состоит в том, что результаты здесь описываются в терминах работ, а не целей. Список работ или часть подобного списка из предыдущего проекта часто используется как шаблон для нового проекта.

Результатом определения работ является их список, включающий в себя все работы, которые будут выполнены в ходе проекта. Он должен быть оформлен как расширение СРР для удостоверения в том, что он является полным и не включает работы, которые не требуются для реализации содержания проекта. Дополнительные детали для списка работ (например, ограничения) должны быть задокументированы для их дальнейшего использования.

Планирование ресурсов непосредственно связано с составлением сметы.

Планирование потребности в ресурсах осуществляется на основании:

- определения содержания проекта;

- разработки СРР;

- опыта ранее реализованных проектов;

- нормативной или проектной документации;

- описания существующих в организации запасов ресурсов [2].

Методы управления планированием ресурсов сводятся к методам, позволяющим оптимально планировать потребность и распределение ресурсов между работами.

При назначении работам ограниченных ресурсов необходимо учитывать их пределы потребления, что в дальнейшем позволит проводить анализ профилей их использования. Существующие программные продукты для календарно-сетевого планирования поддерживают от одного до двух пределов потребления: нормальный и максимальный. Нормальный предел потребления характеризует то количество ресурса, которое может быть предоставлено для выполнения работы при нормальных условиях в единицу времени. При анализе профилей использования ограниченных ресурсов определяется соответствие между пределами их потребления и потребностью для выполнения работы.

Для оптимизации распределения ресурсов и, в частности, разрешения ресурсных конфликтов, используются методы выравнивания, которые учитывают пределы потребления ресурсов и позволяют использовать их наиболее эффективно. Выравнивание ресурсов устраняет пики в использовании ресурсов и устанавливает уровень использования ресурсов ниже максимального предела, смещая выполнение некоторых работ на более поздние даты.

Структура и объем работ. Под структурой работы подразумеваются следующие параметры работы:

- идентификатор – уникальный код, однозначно определяющий работу в проекте;

- описание – краткая характеристика, используемая в сетевой диаграмме проекта. Обычно описывает суть работы;

- исходную длительность. Оценка времени, требуемого для выполнения работы с учетом ее характера и необходимых ресурсов.

На оценку продолжительности работ оказывают влияние ограничения по времени, предположения потребности в трудовых ресурсах, их квалификация и опыт выполнения предыдущих проектов.

Основными методами для оценки продолжительности работ являются:

- экспертная оценка; 

- оценка по аналогам, называемая также оценкой «сверху вниз». Подразумевает использование истинной продолжительности имевшей место ранее работы в качестве базы оценки продолжительности похожей работы в будущем. Это метод часто используется при оценке продолжительности проекта при ограниченном объеме детальной информации, например на ранних стадиях. Данная оценка наиболее надежна, когда проекты являются однотипными, и лица осуществляющие оценку, имеют необходимый опыт;

- имитационное моделирование.

При определении рациональной последовательности выполнения работ учитывают ограничения, характеризующие внешние или внутренние условия по отношению к работам проекта, влияющие на сроки их выполнения.

Принципы управления – общие закономерности, в рамках которых реализуются связи между различными структурами управленческой системы.

Эффективное управление временем связано с достижением результатов деятельности. Схема деятельности с ориентацией на результат является важным инструментом осуществления управления по результатам. Схема деятельности с ориентацией на результат отличается от традиционной – с ориентацией на задание. Она охватывает годичный отрезок времени и составляется на каждый отчетный период путем установки новых целей [9].

Данная схема используется постоянно в процессе контроля за результатами, при котором дается оценка результатам деятельности в истекшем отчетном периоде и ставятся новые конечные цели деятельности. Важнейшим звеном схемы с точки зрения управления индивидуальной работой и использованием времени является определение ключевых результатов деятельности в предстоящем отчетном периоде. Ключевые результаты определяются индивидуально, в порядке их значимости с оценкой их взаимного влияния. На основе ключевых результатов составляются личный план деятельности и календарный план работы на предстоящий год.

Потери времени в ходе реализации проекта могут происходить по следующим причинам:

- дополнительные затраты времени на перепланирование графика выполнения работ. Это может быть связано с тем, что: допущены ошибки ключевых участников проекта на стадии определения содержания работ, выражающиеся в неучете некоторых целей проекта, неточностях в определении участников проекта, основных вех выполнения проекта и разработке структуры разбиения работ;

- процесс планирования основывается на неполных данных;

- планирование графика работ проводится исключительно группой планирования, тогда как в этом процессе обязательно должны участвовать те, кто будет выполнять график;

- неправильно спланированы потребности в ресурсах, в том числе финансовых ресурсах, поставках материалов и т.д.;

- при планировании графика работ не учтены риски;

- план проекта не содержит необходимой детальной информации. Когда такое случается, трудно предусмотреть возможные проблемы;

- фактическое состояние проекта не находит отражения в текущем графике выполнения работ. Это может быть связано с нечеткой организацией обмена информацией между исполнителями работ и проектным офисом. В результате не отслеживаются расхождения между текущим и базовым графиками работ, не принимаются необходимые для проекта решения – «план и проект существуют отдельно друг от друга»;

- устранение брака. Потери времени на устранение брака возникают в результате выполнения работ, не соответствующих требованиям качества, например, при использовании не­квалифицированных рабочих (их чрезмер­ной загрузке), некачественных материалов;

- простои (задержки) в выполнении работ, которые связаны, прежде всего, с отсутствием условий для их выполнения. Это может выражаться либо в неблагоприятных погодных условиях, либо в перебоях с поставками материалов и оборудования по вине поставщиков и т.д.

Формы контроля производительности труда. Производительность представляет собой отношение между количеством продукции, произведенной данной организационной системой, и количеством затрат, использованных в той же организационной системе для выпуска этой продукции.

Производительность труда – плодотворность, продуктивность производственной деятельности людей, т.е. способность конкретных работников создавать в единицу рабочего времени определенное количество продукции.

Управление производительностью включает в себя следующие процессы:

- измерение и оценку производительности;

- планирование контроля повышения производительности на основе информации, полученной в процессе измерения и оценки;

- осуществление мер контроля и повышения производительности;

- измерение и оценку действенности этих мер.

Формы контроля производительности тесно связаны с методами ее измерения. Измерение производительности – отбор физических, временных и иных показателей для оценки затрат и конечной продукции и вычисление количественного отношения между ними [11].

Существуют две основные группы измерителей производительности:

- статистические коэффициенты производительности. Это измеритель продукции, деленный на измеритель затрат за определенный период времени;

- динамические индексы производительности. Это статистический коэффициент производительности за определенный период, деленный на аналогичный коэффициент за некий предшествующий период. Получается безразмерный коэффициент, характеризующий динамику уровня производительности.

Внутри каждой группы имеются три типа измерителей производительности. Каждый из измерителей характеризует отношение продукции к затратам, но отличаются они тем, сколько элементов затрат учитывается:

- частный фактор – один элемент затрат;

- многофакторный измеритель – учитывается несколько элементов затрат;

- совокупный фактор – учитываются все элементы затрат.

Производительность труда измеряется тремя методами: стоимостным, натуральным, нормативным.

Наиболее распространенным является стоимостной метод, при котором количество продукции учитывается по сметной стоимости или договорной цене. Уровень производительности труда при этом характеризуется сметной стоимостью работ, приходящихся на одного рабочего [8].